همان‌طور که طیف گسترده‌ای از کسب‌وکارها وجود دارد، صندوق‌های فروشگاهی (POS) هم در مدل‌ها و قابلیت‌های مختلفی عرضه می‌شوند. یک POS ترکیبی از برنامه‌های نرم‌افزاری و قطعات سخت‌افزاری است که تفاوت زیادی با صندوق‌های دریافت نقدی دارد و شما می‌توانید با انتخاب ترکیب صحیحی از این اجزاء، ضمن مدیریت اثربخش کسب‌وکارتان، رضایت مشتریان خود را جلب کنید.

نیازها و عملکردهای هر نوع کسب‌وکاری منحصر‌به‌فرد است. برای مثال نیازهای یک فروشگاه خرده‌فروش در مقابل نیازهای یک رستوران آنقدر متفاوت است که یک برنامه واحد نمی‌تواند پاسخگوی هر دو باشد. اما یک سیستم POS با طراحی درست می‌تواند برای بسیاری از کسب‌وکارها کارآمد باشد.

قدم اول برای انتخاب یک سیستم مناسب، این است که نیازهای مختص کسب‌وکارتان را بشناسید:

  • دقیقا چه نوع کسب‌وکاری دارید؟
  • آیا در حیطه کاری شما، به انجام عملیات فروش سیار هم نیاز است؟
  • روازنه چند تراکنش فروش انجام می‌دهید؟
  • به چند ایستگاه کاری و نقطه فروش نیاز دارید؟ آیا شبکه‌ای دارید که آن‌ها را به هم ارتباط دهد؟
  • آیا در برنامه کاری شما نیاز به مدیریت ارتباط با مشتریان هم وجود دارد؟
  • آیا شعبات مختلفی دارید و نیاز است که اطلاعات آن‌ها با هم به اشتراک گذاشته شوند؟
  • آیا به همگام سازی داده‌ها با برنامه‌های خارجی (مثل نرم‌افزارهای مالی) نیاز دارید؟

مبانی POS

همان‌طور که گفته شد، هر POS متشکل از برنامه‌های نرم‌افزاری و قطعات سخت‌افزاری است. آشنایی با اصول و مبانی اولیه صندوق‌های فروشگاهی به شما در راحت‌تر پاسخ دادن به سوالات فوق کمک می‌کند.

نرم‌افزار

هسته اصلی هر سیستم POS، نرم‌افزار آن است و نوع فعالیت‌هایی را که می‌توانید انجام دهید مشخص می‌کند. برای انتخاب نرم‌افزار باید اطلاعات کاملی از ویژگی‌های مورد نیاز خود و محیطی را که در آن فعالیت می‌کنید، داشته باشید. چراکه این برنامه‌ها بسته به محیط و نیاز شما تعریف می‌شوند. همه نرم‌افزارهای POS عملیات اصلی فروش را انجام می‌دهند اما لیست بلندی از ویژگی‌های خاص هر کسب‌وکاری وجود دارد که ممکن است مورد استفاده شما قرار بگیرد یا نه. برخی از رایج‌ترین این ویژگی‌ها به شرح زیر است:

مدیریت فهرست محصولات/خدمات – مسلما هر کسب‌وکاری نیازمند این است که آمار و اطلاعات دقیقی از کالاها و خدمات خود داشته باشد تا بتواند پاسخگوی خواسته‌های مشتریان باشد. برنامه‌های POS با امکان تعریف، ردیابی و کنترل موجودی انبار در هر فروش به این امر کمک خواهند کرد.

ارائه انواع گزارشات – یکی از بزرگ‌ترین مزایای استفاده از سیستم POS این است که می‌تواند گزارش دقیق فروش‌ها و اطلاعات خرید مشتریان را به شما ارائه دهد. همچنین امکان ارسال سفارشات به منظور تسلط کامل شما به کسب‌و‌کارتان را هم میسر می‌سازد.

مدیریت موجودی – با پیگیری موجودی انبار، شما از زمان خروج کالا و اتمام موجودی مطلع خواهید شد. نرم‌افزار POS این قابلیت را دارد که به صورت خودکار به سیستم خرید شما متصل شده و دستور خرید جدید را صادر کند.

مدیریت امور مشتریان – برنامه‌های وفاداری مشتریان، تبلیغات مختص مشتریان و استفاده از کارت‌های تخفیف، همگی با انتخاب نرم‌افزار مناسب امکان‌پذیر هستند. تلاش برای خلق بهترین تجربه برای مشتریان، باعث بازگشت دوباره آن‌ها می‌شود.

پشتیبانی از PCI (صنعت کارت‌های پرداخت) – حقیقت غیر قابل‌ انکار این است که امروزه بیشتر تراکنش‌های مالی از طریق کارت‌های اعتباری انجام می‌شود. به منظور سازگاری با مشتریان و در امان نگه داشتن اطلاعات، سیستم شما باید PCI DSS (استانداردهای امنیت اطلاعات صنعت کارت‌های پرداخت) را پشتیبانی کند.

امکان مرجوعی کالا – عودت یا تعویض کالا موارد اجتناب‌ناپذیری هستند که هر کسب‌وکاری با آن سروکار دارد. به کمک نرم‌افزار POS این روند برای شما و مشتری‌های‌تان راحت و بدون دردسر خواهد بود.

کنترل عملکرد کارکنان – دسترسی به اطلاعات دقیق در مورد موقعیت مکانی کارکنان و روال فروش کالا با ورود (LOG-IN) آن‌ها به پایانه فروش میسر خواهد بود. تمامی این اطلاعات می‌تواند برای استفاده در برنامه لیست حقوقی به نرم‌افزار حسابداری فرستاده شوند.


انواع سیستم‌های POS

فروشگاه

سیستم POS فروشگاهی بر تراکنش‌های فروش و همه موارد مربوط به آن متمرکز است. بسیاری از قابلیت‌های نرم‌افزاری که پیش‌تر بیان شده مانند پیگیری موجودی کالا، گزارشات فروش، امور مربوط به مرجوع یا تعویض کالا، برنامه‌های وفاداری مشتریان و کارت‌های تخفیف، همگی در یک محیط فروشگاهی لازم و ضروری هستند. علاوه بر این در برنامه‌های مخصوص POS فروشگاهی گزینه‌های بیشتری جهت کنترل دقیق‌تر آمار فروش و امور مشتریان تعریف شده است.

از لحاظ سخت‌افزاری، در برنامه‌های فروشگاهی قطعا به یک بارکدخوان نیاز است تا با قرائت بارکد کالا، اطلاعات مربوط به آن را وارد سیستم کند. برای نمایش این اطلاعات از صفحه نمایش لمسی استفاده می‌شود و همچنین وجود یک فیش‌پرینتر برای چاپ رسید مشتریان نیز از موارد ضروری است.

رستوران

بزرگ‌ترین تفاوت میان سیستم POS فروشگاهی و نمونه‌های موجود در رستوران یا مجموعه‌های پذیرائی، چگونگی انجام معاملات و تراکنش‌ها است. در محیط فروشگاه، نحوه انجام امور به این صورت است که کالاهای موجود به منظور فروش در دسترس خریدار قرار داده شده‌اند و روال کار این است که مشتری بعد از تحویل گرفتن کالا، هزینه آن را پرداخت می‌کند اما در رستوران، هزینه غذا یا سایر سفارشات زمانی پرداخت می‌شود که آن سرویس ارائه شده و تمام شده باشد. سیستم POS مخصوص این محیط‌ها باید بتواند این سفارش‌ها را قبل از اینکه پرداختی صورت بگیرد، به صورت معلق نگه دارد. دیگر تفاوت آن با POS فروشگاهی این است که در فروشگاه ورود اطلاعات کالا به وسیله بارکدخوان انجام می‌شود در حالیکه در رستوران استفاده از صفحه نمایش لمسی متدوال‌تر است.

از نظر سخت‌افزاری بزرگ‌ترین تفاوت آن‌ها با یکدیگر، دستگاه بارکدخوان است. چراکه در رستوران اطلاعات به صورت دستی و از طریق نرم‌افزار وارد سیستم می‌شود. از آنجا که معمولا استفاده بهینه از فضا در این محیط‌ها دارای اهمیت است، استفاده از کامپیوترهای All-in-one به دلیل اینکه حجم کابل‌ها را کم کرده و با نمایشگرهای لمسی ادغام شده، بسیار متدوال و رایج است. در هر سیستم POS فیش‌پرینتر از اجزاء اصلی به شمار می‌آید. در مورد رستوران باید این مورد را در نظر داشت که ارسال سفارشات به یک آشپزخانه یا محیط‌های با دمای بالا است، از این رو در این محیط‌ها یک پرینتر سوزنی نسبت به پرینتر حرارتی ارجحیت دارد.

موبایل (قابل‌حمل)

سیستم POS موبایل یا قابل‌حمل تفاوت چندانی با POS فروشگاهی استاندارد در سطح عملکرد پایه‌ای ندارد و درست مثل سایر نرم‌افزارهای POS، قابلیت‌های فراوانی همچون پیگیری فروش، کنترل موجودی انبار و ارائه گزارشات را دارد. همچنین تا زمانی که دستگاه به اینترنت متصل باشد، POS های قابل‌حمل پاسخگوی کارت‌های اعتباری نیز خواهند بود.

هدف استفاده از سیستم POS قابل‌حمل، اجتناب از کانتر چک‌اوت ثابت است. لذا بزرگ‌ترین تفاوت آن با سایر POSها، سخت‌افزار مورد استفاده است. در این سیستم، نرم‌افزار به جای کامپیوتر رومیزی، روی یک دستگاه موبایل یا تبلت اجرا می‌شود.


پیدا کردن سیستم POS مناسب

شما چه دارای یک فروشگاه خرده‌فروشی باشید و یا صاحب یک رستوران، با انتخاب درست ترکیب سخت‌افزار و نرم‌افزار صاحب سیستم POS کارآمد و مطابق با کسب‌وکارتان خواهید شد. امروزه با به روی کار آمدن این سیستم‌ها و فراگیر شدن آن، کیفیت و سرعت فروش، روند رو به رشدی داشته است که تمامی اطلاعات و جزئیات فروش را ثبت و سازمان‌دهی می‌کند.