اموال و دارائی‌های ثابت، یکی از منابع اصلی و مهم سازمان‌ها در کنار منابع دیگری همچون منابع انسانی، منابع مالی و … به شمار می‌آید. لزوم ثبت و نگهداری اطلاعات این منابع به عنوان سرمایه‌های سازمان، استفاده موثر از بودجه سنوات گذشته، بکارگیری کارا و بهینه از این دارایی‌ها در مواقع ضروری، جایگزین نمودن آنها در مواقع نیاز و نیز استفاده بهینه از عمر مفید آنها سبب گردیده است تا جمع‌آوری و مدیریت اطلاعات در خصوص ویژگی‌ها و خصوصیات هریک از اموال و دارائی‌های ثابت، به عنوان یک نیاز اطلاعاتی مهم برای سازمان‌ها تلقی گردد.
به همین علت، سازمان‌ها با طراحی سیستمی مناسب سعی می‌کنند تا اطلاعات مورد نیاز در خصوص اموال خود را بصورت گزارش‌های مفید و طبقه‌بندی شده، در کوتاه‌ترین زمان ممکن بدست آورند.
از سوی دیگر کیفیت تصمیم‌گیری دربرنامه‌ریزی آتی سازمان بابت مدیریت بهتر اموال و دارائی‌های ثابت، وابستگی زیادی به کارآمدی و انعطاف‌پذیری سیستم اطلاعاتی مورد استفاده دارد که نقش مهمی در بکارگیری بهینه و مناسب اموال و در نتیجه کاهش هزینه‌ها و افزایش سودآوری سازمان ایفا می‌کند.
سیستم مدیریت اموال و دارائی‌های ثابت
امروزه با پیشرفت تکنولوژی و همگانی شدن کامپیوتر، پردازش و ارائه گزارشات مختلف در سیستم‌های اطلاعاتی با دقت و سرعت بسیار بالائی انجام می‌شود. ولی با تمامی قدرت و دقت کامپیوتر، جمع‌آوری داده‌ها و وارد کردن آنها به کامپیوتر همواره از مراحل گلوگاهی سیستم‌های اطلاعاتی بشمار رفته است، چرا که استفاده از نیروی انسانی برای گردآوری و ورود داده‌ها ضمن عدم بهره‌مندی از سرعت قابل توجه، عاری از بروز خطای انسانی نیز به نظر نمی‌رسد.
در این راستا، استفاده از فناوری‌های مختلف شناسایی خودکار و جمع‌آوری داده‌ها (AI/DC) بعنوان ابزاری کاملا مناسب در جهت بهبود روش‌های جمع‌آوری و انتقال اطلاعات به سیستم‌های کامپیوتری راه‌حل قابل اعتمادی به شمار می‌آید.
یکی از رایج‌ترین ابزارهای این خانواده، بارکد Barcode است که به سبب سادگی چاپ و نیز بهای نازل تجهیزات قرائت، در اغلب زمینه‌ها کارائی چشم‌گیری داشته است. بارکد یک تکنیک محبوب براى انتقال داده‌ها از طریق امواج نورى است. بارکدها مجموعه‌اى از خطوط موازى یا میله‌اى با عرض متفاوت هستند که تحت الگوریتمى خاص، معنا دارند.
معرفی راهکار
راهکار قابل ارائه توسط شرکت زبراسیا برای مدیریت بهینه اطلاعات اموال و دارائی‌های ثابت، استفاده از بارکد و RFID در جهت شناسایی، جمع‌آوری و انتقال الکترونیکی اطلاعات اموال به سیستم اطلاعاتی مورد استفاده در این رابطه است.
به همین منظور برای کلیه اموال و دارائی‌های ثابت و حتی خود مراکز استقرار، توسط چاپگرهای خاصی موسوم به لیبل پرینتر برچسب اموال بارکدی (یا لیبل‌های دارای چیپ RFID) چاپ و الصاق می‌گردد تا جمع‌دار اموال یا مسئول اموال‌گردانی قبل از ورود به هر مرکز استقرار بارکد آنرا به‌وسیله بارکدخوان قابل‌حمل یا دستگاه هندهلد قرائت نموده و سپس با اسکن بارکد مربوط به تک تک اموال موجود در آن مرکز هزینه، صورت‌برداری اموال را به راحتی و با سرعت و دقت بالا انجام دهد.
دستگاه هندهلد که در واقع یک رایانه کوچک، سبک و صنعتی قابل‌حمل مجهز به بارکدخوان (یا قرائتگر RFID) است، می‌تواند با اسکن کردن بارکد هریک از اموال، مشخصات آنرا در سیستم اطلاعاتی اموال جستجو و روی صفحه نمایش خود نشان دهد تا شخص اموال‌گردان بتواند ضمن کنترل اطلاعات، از شرایط قبلی ثبت شده برای آن دارائی آگاه گردد و درصورت نیاز آنرا به‌روزرسانی کند. سرعت و دقت در جمع‌آوری آمار اموال و دارائی‌های ثابت و بدست آوردن مغایرت‌های احتمالی موجود از ویژگی‌های خاص این سیستم به شمار می‌آید.
در واقع اهداف قابل دستیابی به وسیله این راهکار برای مدیریت عبارتند از:
- مکانیزه بودن عملیات جمع‌آوری و ثبت اطلاعات اموال
- کاهش چشم‌گیر خطای انسانی
- تسریع و تسهیل فرایند اموال‌گردانی
- کنترل جابجائی‌ها و تغییرات اطلاعات اموال در محل
- جامع و به‌روز بودن اطلاعات سیستم
- امکان استفاده هم زمان از گیت و تگ‌های هوشمند RFID برای انجام کنترل بیشتر روی اموال با ارزش‌تری که با خطر مفقودی یا سرقت احتمالی مواجه هستند.