“تجارت بدون کاغذ” اصطلاحی در دنیای فناوری است که تجارت کالا و همه خدمات مربوط به آن بر اساس ارتباطات الکترونیکی از جمله مبادله داده‌ها و اسناد به صورت الکترونیک انجام می‌شود. تجارت بدون کاغذ یا تجارت الکترونیک نقش بسزایی در افزایش سرعت کار و همچنین صرفه‌جویی در زمان، هزینه‌ها و نیروی انسانی در کسب‌وکارها دارد.
اگر می‌خواهید بهره‌وری محصولات انبار خود را افزایش دهید، لازم است که کسب‌وکارتان را به یک “تجارت بدون کاغذ” تبدیل کنید.
در اینجا به سه روش دیجیتالی کردن سریع و اثرگذار روال کاری شما می‌پردازیم.
این بلاگ توسط Wendy Stanley مدیر بازاریابی، Electronic Data Interchange) EDI)، راهکارهای نرم‌افزاری تولید و انبارداری Radley Corporation ارائه شده است.
عملکرد کارآمد و مفید انبار، مسئله‌ای مهم برای جلب رضایت مشتری است. هر دقیقه اضافه‌ای که یک کارگر انبار در طی روندی ناکارا تلف می‌کند، باعث هدر رفتن زمان مفید کاری، تعداد انتخاب کمتر در هر ساعت و نهایتا تعداد کمتر سفارش مشتری در روز است. به همین دلیل است که باید تلاش بیشتری در راستای حذف فعالیت‌های مبتنی بر کاغذ در تمام مراحل روال کاری انجام شود.
زمانی که روال کاری در انبارها به درستی انجام شده و بر طبق اصول پیش رود، مشتریان متوجه مشکلات نمی‌شوند، موجودی کالا به خوبی مدیریت می‌شود و امور مربوط به حمل‌ونقل کالا در تاریخ مشخص‌شده به درستی صورت می‌گیرد. اما وقتی که فعالیت انبارها به درستی انجام نشود، مشتریان به سرعت متوجه اشکالات و نقص‌های این روند می‌شوند. تحویل با تاخیر سفارشات، کالاهای معیوب یا مفقودی بیانگر این است که یک شرکت توانایی برآورده کردن نیازهای مشتریان خود را ندارد؛ در نتیجه مشتریان با یک برند ضعیف روبرو می‌شوند که می‌تواند منجر به کاهش میزان فروش آن برند و همچنین سلب اعتماد مشتریان شود.
به‌کارگیری تکنولوژی برای افزایش بهره‌وری انبار می‌تواند با مشکلات ناشی از بی‌دقتی و یا ناکارآمدی امور مقابله کند. داده‌های جمعآوری شده از طریق نرم‌افزارها و دستگاه‌های هوشمند به مدیران کمک می‌کند تا نقاط ضعف و قوت انبار را به درستی شناسایی کنند؛ از جمله مواردی که به ارتقاء قابل توجهی نیاز دارند، نکاتی که باعث بهبود امور در گردش کار می‌شوند و مسائلی که باعث کاهش خطاها در سراسر کار می‌شوند. نتیجه، انباری است با آمادگی بالا در پاسخگویی به نیازهای مشتریان، سازگاری با شرایط متغیر و نهایتا تحویل درست محصول.
فناوری‌های مخصوص انبار باید به طور استراتژیک پیکربندی، پیاده‌سازی و استفاده شوند تا نتیجه مورد قبول را ارائه دهند. برای مدرن‌سازی انبار و شروع کسب‌وکار به روش دیجیتال (“تجارت بدون کاغذ”) موارد زیر لازم و ضروری هستند:
1.ادغام نرم‌افزارها و دستگاه‌های مدرن با سیستم‌های انباری و سازمانی
تکنولوژی، هر آنچه در انبار است را دگرگون کرده است و شرکت‌های تدارکاتی را که همچنان به روش‌های عملیاتی مبتنی بر کاغذ متکی هستند را پشت سر می‌گذارد. یکپارچه‌سازی سیستم‌های مدیریت انبار (WMS) و برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به بهینه‌سازی فعالیت‌های انبار کمک می‌کند تا با حداکثر بازده صورت پذیرفته و از نهایت دقت برخوردار شوند.
با استفاده از بارکد و برچسب‌های RFID، یک WMS جامع می‌تواند داده‌های اصلی شبکه را جمعآوری کند؛ داده‌های عملیاتی کارگران خط مقدم، داده‌های مبتنی بر حسگرها و داده‌های زمان واقعی در محیط فیزیکی. جمعآوری این داده‌ها در بالا بردن سطح کیفی امور، مدیریت مناسب موجودی کالا، چیدمان درست کالاها و بهینه‌سازی نیروی کار نقش بسزایی دارد.
البته، نرم‌افزار تنها نیمی از راه‌حل است. وارد کردن داده‌های کلیدی به WMS به یک اسکنر قابل اعتماد، رایانه‌های قابل‌حمل و یا سایر سخت‌افزارهای ثبت اطلاعات مانند پورتال‌های RFID یا سیستم‌های مکان‌یابی در زمان واقعی (RTLS) نیز نیاز دارد.
در مقابل وسوسه خرید دستگاه‌های سطح پایین مقاومت کنید. سخت‌افزارهای با کیفیت همراه با نرم‌افزارهای سازگار، کلید عملکرد مطمئن و درست کسب‌وکار شماست.
به عنوان مثال، انتخاب پرینتر مناسب و یک نرم‌افزار لیبل‌گذاری سازگار با آن و برنامه شما، این امکان را برای کارکنان انبار فراهم می‌آورد تا کیفیت چاپ و لیبل را کنترل و حفظ کنند و زمان خود را برای لیبل‌گذاری مجدد (که ناشی از چاپ ضعیف یا لیبل بی‌کیفیت است) هدر ندهند.
2. گردش کار پربازده
کاگران انبار زمان زیادی را صرف جابجایی بین بخش‌های مختلف می‌کنند که این امر علاوه بر اتلاف وقت، کارآمدی آنان را نیز کاهش می‌دهد. قابلیت مدیریت وظایف WMS جامع می‌تواند به روند گردش کاری کارگران برای پر کردن، انتخاب و کنار گذاشتن کالاها به طور همزمان کمک کند. با به حداکثر رساندن بهره‌وری کارکنان انبار، می‌توان با بهینه‌سازی عملکرد هر کارگر، هزینه‌های نیروی کار را نیز مدیریت کرد.
ترکیب درست از نرم‌افزار و دستگاه‌های سخت‌افزاری پیشرو در این صنعت، ساده‌سازی فرآیندهای انبار را به ارمغان می‌آورد. WMS به جای تماس با یک ناظر برای هر کار جدید مثل دستور سفارش جدید یا انصراف از یک سفارش، دستورات را به دستگاه‌های همراه کارگران خط مقدم هدایت می‌کند و سپس داده‌های مربوط به آن کارهای انجام‌شده را برای تجزیه و تحلیل در سیستم ERP ضبط می‌کند.
3. فرآیندها و گزارش‌های مبتنی بر کاغذ را یک بار برای همیشه کنار بگذارید.
اموری که در انبار به صورت دستی انجام می‌شوند مستعد خطا هستند. جمعآوری نادرست اطلاعات می‌تواند سازمان‌ها را به سمت اشتباهات پرهزینه‌ای سوق دهد. پایبند ماندن به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ به این معنی است که معیارهای اصلی کسب‌وکار نادرست و یا اغلب در دسترس نیستند؛ این امر به ویژه در مورد کنترل موجودی کالا بیشتر صدق می‌کند. رضایت مشتری منوط به دارا بودن آیتم‌های مناسب در زمان مناسب است. این امر تنها در صورتی امکان‌پذیر است که دقیقا بدانید چه مقدار موجودی دارید و این که هر یک از اقلام در هر ثانیه از روز دقیقا در کجا قرار دارند. علاوه بر آن، در اختیار داشتن اطلاعات کافی و دقیق در مورد موجودی کالا، از سفارش بیش از حد یا کمبود آن نیز جلوگیری می‌کند؛ هر دو مورد می‌توانند بر روال کاری شما تاثیر منفی بگذارند.
با وارد کردن اطلاعات به سیستم‌های دیجیتال از طریق ابزارهای خودکار ضبط داده به جای روش‌های دستی و مبتنی بر کاغذ، دقت ورودی اطلاعات به صورت اتوماتیک افزایش یافته و دید عملیاتی تیم به طور وسیعی گسترش می‌یابد. علاوه بر این، شما ابزاری برای توزیع اطلاعات در کل مجموعه خود و همکاران‌تان ایجاد کرده‌اید که نقش بسزایی در بهبود عملکرد کارکنان، مجموعه و همچنین سراسر زنجیره تامین ایفا می‌کند. از آنجا که راهکارهای WMS گزاش‌های دقیق و بدون نقصی را در اختیارتان قرار می‌دهند، شما می‌توانید به اطلاعات جمع‌آوری‌شده از رایانه‌های قابل‌حمل، تبلت‌ها، اسکنرها و سایر سخت‌افزارهای خود دسترسی داشته و به راحتی تمام نکات را ارزیابی کنید. قطعا این امر کارآیی انبار شما را افزایش داده و سود بلندمدتی برای شما به ارمغان خواهد آورد.
اگرچه برای انجام امور به صورت دیجیتال، هزینه‌های اولیه‌ای وجود دارد، اما این تکنولوژی در نهایت هزینه‌ها و اثرات زیست‌محیطی مرتبط با چاپ چک‌لیستهای کاغذی، دفترچه‌های راهنما، گزارش‌ها و سایر موارد را به صورت چشمگیری کاهش می‌دهد. نیازی نیست مدرن‌سازی یکباره اتفاق بیفتد، شما در ابتدا می‌توانید با به دست آوردن کنترل فعالیت‌های خود، رویکردی استراتژیک برای مدرن‌سازی داشته باشید، سپس به بهینه‌سازی راهکارها پرداخته و در نهایت با استفاده هدفمند از داده‌ها نیازهای آتی را پیش‌بینی و برای آن برنامه‌ریزی کنید.
3. فرآیندها و گزارش‌های مبتنی بر کاغذ را یک بار برای همیشه کنار بگذارید.
اموری که در انبار به صورت دستی انجام می‌شوند مستعد خطا هستند. جمعآوری نادرست اطلاعات می‌تواند سازمان‌ها را به سمت اشتباهات پرهزینه‌ای سوق دهد. پایبند ماندن به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ به این معنی است که معیارهای اصلی کسب‌وکار نادرست و یا اغلب در دسترس نیستند؛ این امر به ویژه در مورد کنترل موجودی کالا بیشتر صدق می‌کند. رضایت مشتری منوط به دارا بودن آیتم‌های مناسب در زمان مناسب است. این امر تنها در صورتی امکان‌پذیر است که دقیقا بدانید چه مقدار موجودی دارید و این که هر یک از اقلام در هر ثانیه از روز دقیقا در کجا قرار دارند. علاوه بر آن، در اختیار داشتن اطلاعات کافی و دقیق در مورد موجودی کالا، از سفارش بیش از حد یا کمبود آن نیز جلوگیری می‌کند؛ هر دو مورد می‌توانند بر روال کاری شما تاثیر منفی بگذارند.
با وارد کردن اطلاعات به سیستم‌های دیجیتال از طریق ابزارهای خودکار ضبط داده به جای روش‌های دستی و مبتنی بر کاغذ، دقت ورودی اطلاعات به صورت اتوماتیک افزایش یافته و دید عملیاتی تیم به طور وسیعی گسترش می‌یابد. علاوه بر این، شما ابزاری برای توزیع اطلاعات در کل مجموعه خود و همکاران‌تان ایجاد کرده‌اید که نقش بسزایی در بهبود عملکرد کارکنان، مجموعه و همچنین سراسر زنجیره تامین ایفا می‌کند. از آنجا که راهکارهای WMS گزاش‌های دقیق و بدون نقصی را در اختیارتان قرار می‌دهند، شما می‌توانید به اطلاعات جمع‌آوری‌شده از رایانه‌های قابل‌حمل، تبلت‌ها، اسکنرها و سایر سخت‌افزارهای خود دسترسی داشته و به راحتی تمام نکات را ارزیابی کنید. قطعا این امر کارآیی انبار شما را افزایش داده و سود بلندمدتی برای شما به ارمغان خواهد آورد.
اگرچه برای انجام امور به صورت دیجیتال، هزینه‌های اولیه‌ای وجود دارد، اما این تکنولوژی در نهایت هزینه‌ها و اثرات زیست‌محیطی مرتبط با چاپ چک‌لیستهای کاغذی، دفترچه‌های راهنما، گزارش‌ها و سایر موارد را به صورت چشمگیری کاهش می‌دهد. نیازی نیست مدرن‌سازی یکباره اتفاق بیفتد، شما در ابتدا می‌توانید با به دست آوردن کنترل فعالیت‌های خود، رویکردی استراتژیک برای مدرن‌سازی داشته باشید، سپس به بهینه‌سازی راهکارها پرداخته و در نهایت با استفاده هدفمند از داده‌ها نیازهای آتی را پیش‌بینی و برای آن برنامه‌ریزی کنید.
اکنون زمان انجام کار است
به دست آوردن بینش واقعی از عملکرد انبار هرگز از اهمیت بیشتری برخوردار نبوده است. سخت‌افزار انبار مناسب همراه با راهکارهای نرم‌افزاری متناسب به شما این امکان را می‌دهد تا آمار دقیق در مورد موجودی را در اختیار داشته، ضایعات را کاهش داده و بهره‌وری نیروی کار خود را افزایش دهید. علاوه بر آن با افزایش حجم سفارشات، افزایش موجودی کالا و افزایش تعداد SKUهایی (شناسه کالا به معنای واحد نگهداری موجودی) که باید مدیریت کنید، به شما امکان می‌دهد تا حداکثر بهره‌وری را داشته باشید. با وجود این که اپراتورهای انبار و مراکز توزیع هر روز با چالش‌های بیشتری روبرو هستند، آیا می‌توانید یک انبار کارآمد، موثر و بدون کاغذ را اجرا نکنید؟
برگردان از: zbra.com